Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady /UE/ 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE /ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej: „RODO”/, informujemy, że:

I. Administrator danych

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Cardiovascular Center Foundation z siedzibą w Krakowie przy ul. Skałecznej 2, dalej: „Fundacja” lub „Administrator”.

Fundacja powołała Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem: office@pinc.pl, w tym także w zakresie zgłaszania żądań związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

II. Kategorie osób, których dotyczy klauzula

Niniejsza klauzula dotyczy:

1. uczestników Konferencji, w tym uczestników biorących udział online, stacjonarnie lub w formule mieszanej;
2. osób aktywnie uczestniczących w Konferencji, w szczególności wykładowców, prowadzących sesje, moderatorów, panelistów, członków komitetów, zaproszonych ekspertów oraz innych osób pełniących funkcje w programie Konferencji, dalej łącznie: „Faculty”.

III. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od charakteru udziału w Konferencji Administrator może przetwarzać w szczególności następujące dane osobowe:

1. imię i nazwisko;
2. tytuł naukowy, zawodowy lub funkcję;
3. afiliację, nazwę instytucji lub miejsca pracy;
4. dane kontaktowe, w tym adres e-mail i numer telefonu;
5. dane niezbędne do rejestracji i obsługi udziału w Konferencji;
6. informacje dotyczące wybranej formy udziału: online, stacjonarnie lub w formule mieszanej;
7. dane niezbędne do przygotowania identyfikatorów, list uczestników, certyfikatów, zaświadczeń lub potwierdzeń udziału;
8. w przypadku Faculty: informacje dotyczące aktywności w programie Konferencji, w tym tytuły wykładów, sesji, paneli, biogram, zdjęcie, afiliacja, funkcja w programie, dane organizacyjne dotyczące udziału, a także — w zakresie związanym z realizacją Konferencji — wizerunek, głos i wypowiedzi utrwalone podczas nagrania, transmisji online lub dokumentacji wydarzenia.

IV. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

1. rejestracji uczestników, organizacji i przeprowadzenia Konferencji, w tym obsługi udziału online, stacjonarnego lub mieszanego — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. w celu podjęcia działań zmierzających do umożliwienia udziału w Konferencji oraz realizacji udziału w Konferencji;
2. organizacji aktywnego udziału Faculty w Konferencji, w tym przygotowania programu, komunikacji organizacyjnej, potwierdzenia aktywności, oznaczenia funkcji w programie, przygotowania materiałów konferencyjnych oraz realizacji wystąpień, sesji, paneli i moderacji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
3. publikacji programu Konferencji oraz informacji o Faculty, w tym imienia i nazwiska, tytułu, afiliacji, funkcji w programie, tytułu wystąpienia, biogramu lub zdjęcia — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na organizacji, promocji i informowaniu o programie Konferencji;
4. realizacji transmisji online, nagrania Konferencji, udostępnienia materiałów VOD oraz dokumentacji przebiegu Konferencji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na realizacji, dokumentacji, archiwizacji, promocji oraz upowszechnianiu efektów Konferencji; w zakresie, w jakim wymagane jest odrębne zezwolenie lub zgoda osoby, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO;
5. obsługi technicznej, informatycznej i organizacyjnej Konferencji, w tym korzystania z systemów rejestracyjnych, poczty elektronicznej, narzędzi do transmisji online, platform streamingowych, platform VOD, systemów mailingowych oraz narzędzi służących do komunikacji z uczestnikami i Faculty — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
6. wykonania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności obowiązków księgowych, podatkowych, sprawozdawczych lub archiwizacyjnych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
7. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń związanych z organizacją i realizacją Konferencji — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

V. Informacja o nagrywaniu i transmisji Konferencji

Konferencja będzie transmitowana online, nagrywana oraz udostępniana w formie materiałów VOD lub materiałów informacyjnych dotyczących Konferencji.

W przypadku uczestników Konferencji wizerunek może zostać utrwalony incydentalnie, w szczególności jako element większej całości, takiej jak sala konferencyjna, publiczność, dyskusja, przebieg wydarzenia lub dokumentacja Konferencji.

W przypadku Faculty, z uwagi na aktywny udział w programie Konferencji, utrwaleniu mogą podlegać w szczególności wystąpienia, wypowiedzi, wizerunek, głos, prezentowane treści oraz udział w sesjach, panelach i dyskusjach. Szczegółowe zasady wykorzystania wizerunku, głosu i nagrania Faculty są określone w odrębnym oświadczeniu lub zgodzie.

VI. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane do przetwarzania podmiotom współpracującym z Administratorem przy organizacji i realizacji Konferencji, w zakresie niezbędnym do realizacji tych celów.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności:

1. podmioty świadczące usługi informatyczne, hostingowe, techniczne i administracyjne;
2. dostawcy systemów rejestracyjnych, mailingowych, konferencyjnych, streamingowych i VOD;
3. podmioty obsługujące transmisję online, nagrania, realizację audio-wideo i produkcję materiałów konferencyjnych;
4. podmioty świadczące usługi księgowe, prawne, audytowe, consultingowe lub podatkowe;
5. operatorzy pocztowi, kurierzy oraz dostawcy usług logistycznych;
6. hotele, centra konferencyjne lub inne podmioty zaangażowane w obsługę pobytu i udziału Faculty, jeżeli jest to niezbędne do organizacji udziału;
7. współorganizatorzy, partnerzy merytoryczni lub techniczni Konferencji — wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Konferencji;
8. uprawnione organy publiczne, jeżeli obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa.

VII. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

W związku z organizacją Konferencji, w szczególności z wykorzystaniem narzędzi informatycznych, poczty elektronicznej, platform streamingowych, narzędzi do transmisji online, platform VOD, usług hostingowych lub systemów mailingowych, Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państw znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym do Stanów Zjednoczonych.

Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy będzie odbywać się wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów oraz przy zastosowaniu odpowiednich mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności na podstawie:

1. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych osobowych w danym państwie lub wobec danego podmiotu;
2. standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską;
3. innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO.

VIII. Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do organizacji, przeprowadzenia, rozliczenia i udokumentowania Konferencji.

Dane przetwarzane w związku z obowiązkami księgowymi, podatkowymi lub sprawozdawczymi będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa.

Dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.

Dane przetwarzane na podstawie zgody będą przetwarzane do czasu jej cofnięcia, chyba że dalsze przechowywanie danych będzie niezbędne na innej podstawie prawnej.

Materiały audiowizualne z Konferencji, w tym nagrania VOD i materiały dokumentujące wydarzenie, mogą być przechowywane przez okres ich publikacji, archiwizacji lub wykorzystania w celach dokumentacyjnych, edukacyjnych, informacyjnych lub promocyjnych związanych z Konferencją, nie dłużej jednak niż jest to niezbędne do realizacji tych celów.

IX. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niepodanie danych niezbędnych do rejestracji, organizacji lub obsługi udziału w Konferencji może uniemożliwić udział w Konferencji.

W przypadku Faculty podanie danych niezbędnych do organizacji aktywnego udziału w Konferencji jest dobrowolne, jednak ich niepodanie może uniemożliwić uwzględnienie danej osoby w programie Konferencji, przygotowanie materiałów informacyjnych, komunikację organizacyjną lub realizację uzgodnionej aktywności.

X. Prawa osoby, której dane dotyczą

Przysługuje Pani/Panu prawo do:

1. dostępu do swoich danych osobowych;
2. sprostowania danych;
3. usunięcia danych, w przypadkach przewidzianych w RODO;
4. ograniczenia przetwarzania danych;
5. przenoszenia danych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy oraz w sposób zautomatyzowany;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jeżeli podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora;
7. cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
8. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

XI. Brak zautomatyzowanego podejmowania decyzji

Pani/Pana dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.